Privacyverklaring

Vakbon (“wij”, “ons”) verwerkt persoonsgegevens van mensen die onze website bezoeken, een account aanmaken of een abonnement nemen. We willen kort en duidelijk uitleggen wat we bewaren, waarom, en wie het verder ziet. Vragen of een verzoek? Mail privacy@vakbon.nl.

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van wat je doet, verwerken we de volgende categorieën:

Accountgegevens: e-mailadres, naam, en je inlogsessie (cookie).
Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN — alleen zodat ze op je facturen kunnen komen te staan.
WhatsApp-nummer waarmee je spraakberichten naar ons stuurt.
Factuurgegevens: klantnaam, e-mailadres van je klant, omschrijving en bedragen.
Spraakberichten die je via WhatsApp instuurt om facturen op te laten maken. We zetten ze om naar tekst en verwijderen het audiobestand direct daarna.
Betalingen: Stripe verwerkt je creditcard of bankgegevens — wij zien alleen het bedrag, de status en de laatste vier cijfers van je kaart.
Technische logs: IP-adres, browsergegevens en tijdstip van requests, voor beveiliging en foutopsporing.

Waarvoor gebruiken we ze?

We verwerken je gegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): je account, je facturen opmaken en versturen, abonnement en betaling.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): fiscale bewaarplicht voor administratie (7 jaar).
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging, fraudebestrijding en het verbeteren van de dienst.

Hoe lang bewaren we ze?

Spraakberichten (audio): direct verwijderd nadat we ze hebben omgezet naar tekst — meestal binnen een minuut.
Facturen en boekhoudgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Account- en bedrijfsgegevens: zolang je een account hebt. Verwijder je je account, dan zijn ze meteen weg — backups verlopen automatisch binnen 30 dagen.
Technische logs: 90 dagen.
E-mails en supporttickets: 2 jaar.

Met wie delen we ze?

Om de dienst te draaien werken we met een aantal verwerkers. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten:

Supabase, Inc. (Verenigde Staten) — database en inlog. Doorgifte op basis van Standard Contractual Clauses.
Vercel, Inc. (Verenigde Staten) — hosting van de website. SCC.
Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland) — betalingsverwerker. Dochter van Stripe, Inc. (VS); doorgifte buiten EER onder SCC.
Resend, Inc. (Verenigde Staten) — versturen van transactionele e-mails (bijvoorbeeld bij een mislukte betaling). SCC.
Trigger.dev, Inc. (Verenigde Staten) — orchestratie van het verwerken van je spraakberichten. SCC.
Google LLC / Gmail (Verenigde Staten) — alleen als je ervoor kiest om facturen vanaf je eigen Gmail te versturen. SCC.
e-Boekhouden.nl B.V. (Nederland) — alleen als je de koppeling activeert, om je facturen door te zetten naar je boekhouding.

We verkopen je gegevens niet aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om je inlogsessie te bewaren. Geen tracking, geen analytics, geen advertentiecookies. Daarom hebben we ook geen cookiebanner.

Beveiliging

We versturen alle verkeer via HTTPS. De database draait met row-level security: andere klanten kunnen jouw gegevens niet zien. Wachtwoorden bewaren we niet — je logt in via een eenmalige link.

Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

de gegevens die we van je hebben in te zien (art. 15);
onjuiste gegevens te laten corrigeren (art. 16);
je gegevens te laten verwijderen (art. 17) — dat kan direct via Instellingen → Account → Account verwijderen;
de verwerking te beperken (art. 18);
je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen (art. 20);
bezwaar te maken tegen verwerking (art. 21).

Mail privacy@vakbon.nl om een van deze rechten uit te oefenen. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we omgaan met je gegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We mogen deze verklaring aanpassen als de dienst of de regels veranderen. Ingrijpende wijzigingen melden we per e-mail. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer we 'm voor het laatst hebben bijgewerkt.